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“林雨,下周马上就开宴会了,你把各部门的准备事项都确认一下。”温莎上班第一件事就是来对林雨说。
“好的。”林雨答完温莎的话,开始了最忙碌的一周。
联系一个月以前就订好的酒店,确认菜品,确认甜品、酒水、每桌摆放的鲜花装饰,甚至是椅背上的装饰条都要色系相同,确认鲜花装饰品的制作,确认礼仪,确认流程、确认讲话词,确认来宾,确认各单位的人员安排、车辆、住宿……
“晚上有空吗?回家吃饭?”白原的信息发来。
“没空!忙死了别添乱!”林雨的语气不耐烦的回答着。
她对于各种事情的要按照计划模拟很多遍,排查所有会遇到的问题。
如果说谁会喜欢宴会,那他肯定不是组织宴会、准备宴会的那个人。
林雨面对着电脑不断的给各种经理打着电话,给每个公司的代表去打电话,收集他们的参加信息,统计一共有多少人会来,一共有多少男的女的,帮他们订酒店、确定房间数和房型,确定每个人的住宿时间,统计完住宿后,要和各个酒店去协调,去预定,再分别将他们在哪个酒店,哪个房间一一通知到本人。
住宿的问题已然一团乱麻的时候,林雨紧接着要去订从酒店到机场或者高铁站、火车站的接送车辆,还要预留大概多少人的位置。
除此之外,林雨要写演讲稿,写PPT,选择音乐,联系酒店和场地,联系礼仪公司和主持人,联系颁奖和赞助的公司,确认所有事项。
大概林雨这一周里就没有好好睡过一个完整的觉。
“这个是各单位的名单表,你分下类给我。”温莎说。
“这个是桌位,一共80桌,全行业的公司都会派代表参加,一定要认真。”温莎千叮咛万嘱咐。
“弄好了的话就把名单上的人按照桌位安排进系统里,这个是为了宾客们来了以后找位置坐的。到时候他们来了扫二维码就知道自己要去哪个位置了。”
“还有,这些单位的人都要安排到前面的位置,每个单位的安排图你做好发给我。”
“都录进去了吗?”温莎一句又一句不停的说着,她也在加班,整个部门的人都在热火朝天的加班,已经十一点了,没有一个人敢下班,积攒的事情忙都忙不过来,更没有谁想要下班。
“录进去了。所有的名单上的来宾的名字都按照上面的图安排进去了。”
“好的好的。”温莎脑子转着,根本不能停下来。
“你去看一下各单位代表的演示文稿,还有所有要上台颁奖领奖的流程。”温莎说道。
对于这样的大型活动,林雨还是头一次参加,没经验的她在忙碌的昏头转向里脑子飞快的转动着,却也预料不到实际会发生的种种情况。
宴会当天。
“水牌呢?”林雨看着光秃秃的桌子上问。
“您好,我们酒店没有打印机,这部分的工作还要交给你们去完成。”酒店的负责人推脱的干净。
眼下正是忙碌的时候,人们很快都要到了,没有水牌放在桌子上人们怎么知道该去坐哪里。
她求助办公室的外围选手:“能不能帮忙去打印下水牌,急用!!求雷锋!!”
“林雨,这边有一个单位的代表没在名单里的坐在哪?”
“嗯……我看看……你按照那个座位图上面带客人进去,谁在主桌还是哪个单位的,或者是处长、理事长这种,在图上都有标注,你按照他们扫完二维码以后app上显示的座位,在图上标注的带他们进去就行了。”
“林雨,这边有个单位代表说手机打不开那个系统了,怎么办啊?
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